Existem centenas de ferramentas para gestão documental, no entanto, dependendo da necessidade e do investimento pretendido, esta rol pode ser reduzido para poucas alternativas. Além do preço e das funcionalidades exigidas, algumas tendências devem ser observadas antes de decidir qual sistema adquirir.
1. Arquitetura Web
Uma ferramenta web não quer dizer que você necessita de conexão para acessar. O sistema pode ser instalado dentro da rede da sua empresa. A arquitetura web significa apenas que é possível acessar o sistema a partir de qualquer computador. Ou seja, não há nada instalado na máquina do usuário. Caso o usuário troque de computador ou tenha um problema na sua máquina, basta fazer o login em qualquer máquina com acesso ao servidor onde está instalado o sistema.
2. Workflow
Uma gestão documental eficiente exige que além da temporalidade, seja definido o fluxo de aprovação do documento. A tendência de automatização destes processos é cada vez maior. Sendo assim, o sistema escolhido deve apresentar a possibilidade de upgrade para um workflow ou a integração com alguma ferramenta deste tipo.
3. Integração
Aumento de produtividade continua sendo a palavra da ordem. Com isto, o retrabalho é totalmente proibido. Para agilizar os processo e evitar o retrabalho, a integração entre sistemas é fundamental. As integrações mais comuns com os sistemas de gestão de conteúdo são: sistema de departamento pessoal, sistemas jurídicos, sistemas ERP (principalmente na parte fiscal) e sistemas de cadastro.
4. Record Management
Apesar dos sistemas de gestão de conteúdo terem nascidos para o controle de documento eletrônico, a demanda de controle de documento físico é muito grande. Desta forma, a possibilidade de controlar a temporalidade e localização do documento de arquivo é bastante valorizada.
Quando o preço de um sistema for bastante inferior ao valor de mercado, vale a pena conferir estas tendências para que o investimento não seja desperdiçado.
