Sobre nós

Foco

Este é o grande diferencial do Infodrops. Respiramos documentação. Desde 2010, atuamos no segmento de gestão documental ajudando empresas com o tratamento dos seus registros.

No início, a gestão de arquivos físicos era responsável pela maior parte do nosso trabalho. Preocupados com o crescimento dos acervos corporativos, propusemos novas práticas para o envio de documentos para o arquivo inativo. A organização das caixas passou a ser feita considerando o prazo de descarte dos documentos, ou seja, dentro de cada caixa, os papéis possuíam o mesmo tempo de guarda.

As tabelas de temporalidade são nossas principais ferramentas de trabalho. Apesar de usar a web como principal ferramenta de pesquisa, o desafio de estabelecer a temporalidade dos documentos é grande. Para garantir a qualidade dos nossos serviços, só utilizamos fontes primárias para elaboração dessas tabelas. Ou seja, além da lei/norma específica sobre a guarda de determinado documento, o Infodrops considera apenas informações provenientes de sites oficiais com extensão .gov ou .org.

Digitalização

O Governo Eletrônico (e-gov) tornou-se um conceito crescente desde 2007. As obrigações legais passaram a ser virtualizadas com o SPED Contábil e Fiscal. Diante das mudanças, os protocolos eletrônicos de envio das declarações entraram no radar da equipe responsável por preservar documentos. Outro fato marcante nesse histórico recente foi que, ainda em 2010, o STJ (Superior Tribunal de Justiça) concluiu a virtualização dos seus processos. O sucesso desse projeto gerou um verdadeiro boom de digitalizações.

A gestão eficiente de documentos eletrônicos depende de um sistema especialista que ofereça atributos de indexação e pesquisa, além de controle do acesso. Por isso, passamos a enxergar a tecnologia não só como uma facilitadora do trabalho, mas principalmente como alavancadora da produtividade. Temas como tecnologias de captura, OCR, Código de Barras, QR Code e compactação de arquivo passaram a ser do nosso acompanhamento diário.

Nesse processo, evoluímos do escaneamento de documentos para a criação de rotinas digitais. Em 2014, a transformação digital entrou no cotidiano das empresas e rapidamente as atividades foram transferidas para o mundo digital. A desmaterialização dos documentos é bem desafiadora, porque muda uma cultura secular calcada no papel.

O trabalho com arquivos digitais e eletrônicos exige uma nova mentalidade para as empresas brasileiras, independente do seu segmento ou porte, uma vez que a maioria de seus gestores estava acostumada com armários repletos de pastas e caixas, onde bastava sentar e procurar o papel desejado.

Com o documento invisível, a disciplina na geração do arquivo, sua classificação, indexação e armazenamento deixa de ser uma melhor prática e passa a ser uma questão de sobrevivência para o mercado corporativo.

O Infodrops se dedica a analisar e explorar novas rotinas no tratamento da documentação a partir de exigências legais resultantes desta transformação digital. Ou seja, não somos especialistas em tecnologia e muito menos especialistas em leis. Nosso foco é o tratamento da documentação.

Temos confiança de que podemos contribuir para o dia a dia das empresas, explorando práticas que facilitem a recuperação de informações e oferecendo segurança quanto ao prazo de armazenamento dos documentos.