As empresas pressionadas pela necessidade de liberar espaço buscam na guarda externa uma solução com um custo menor que o seu metro quadrado e mais eficiente. A guarda externa com margens bem reduzidas devido à forte concorrência oferece serviços adicionais, no sentido de gerar mais valor para o seu cliente. Dentre os serviços oferecidos encontramos: organização das caixas, digitalização, custódia digital e outros processos.
Tem sido comum no mercado encontrar a guarda externa oferecendo a digitalização com adição de um código de barra em cada documento, como elemento suficiente para rastreá-lo. Segundo a guarda externa, não é necessário “organizar” as caixas por departamento. Os documentos são digitalizados e acondicionados em caixas na medida em que são enviados para a guarda externa, ou seja, cronologicamente. Na necessidade do cliente querer reunir documentos espalhados, a própria guarda “monta” esta caixa.
Muitas empresas enxergam nisto uma grande vantagem – “um alívio se livrar de tanta papelada”. O que os dirigentes se esquecem é que ao terceirizar a gestão dos seus documentos, a empresa fica refém da guarda externa.
Apenas com a mudança de guarda externa o ‘custo’ desta facilidade aparece. A empresa receberá os documentos todos dispersos e misturados. Prontuários de Funcionários, junto com movimento financeiro, contratos misturados com guias fiscais. Imagina como aplicar a temporalidade dos documentos.
Esta reflexão é fundamental neste momento em que algumas empresas de guarda externa passam por dificuldades. Uma está saindo do mercado, abalada por um sinistro vultoso. Outra teve o seu galpão lacrado impedindo o acesso dos clientes aos seus documentos.
Lição Aprendida: a opção por uma guarda externa deve sempre considerar a possibilidade de mudar de fornecedor.
Trabajo en una empresa de guarda externa de los documentos de archivo y nuestra política es SIEMPRE respetar la clasificación, ordenación, y descripción del cliente (cuando la tiene, claro).
La segmentación física de las Cajas es, en nuestro caso, una medida de seguridad más, asegurando que sólo el personal adecuado (de nuestra empresa y de la organización del cliente) accede a los archivos.
Cuando tenemos un cliente que externaliza sus archivos activos o de gestión, prestamos servicios como el de “Intercalado o inserción” de nuevos documentos en los expedientes, entre otros fines, para evitar la fragmentación de la unidad documental.
Y desde luego, estoy de acuerdo en que se regule, mediante el correspondiente contrato (y acuerdo de confidencialidad consiguiente) la posibilidad de cambiar de proveedor de servicios, de forma de conseguir la mejor opción para el cliente.
Un saludo desde Málaga, España.