Recentemente uma empresa apresentou uma questão interessante: é possível ter apenas um GED corporativo que atenda toda a empresa? Como é uma instituição privada de grande porte onde a velocidade é um grande diferencial de mercado, as áreas possuem autonomia para contratar seus sistemas. Com isto, a empresa possui diversos repositórios de documentos (GED/ECM).
Para evitar a duplicidade de esforço, registrando a mesma informação em distintos lugares e buscando documentos em mais de um sistema, a coordenação indagou se não seria possível adotar apenas uma ferramenta, migrando os acervos daquelas menos adaptáveis. Como se fosse uma seleção “darwiniana”.
Este pode ser o desejo de muitos usuários. Acontece que a tecnologia GED/ECM apresenta atributos comuns, tais como: controle de versão, perfil de acesso, rastreabilidade, notificação etc., porém, as funcionalidades específicas é que tornam as “aplicações especialistas”.
Por exemplo, um GED/ECM para desenhos em Autocad apresenta um conjunto de atributos para trabalhar as imagens que não é padrão deste tipo de sistema. Outros sistemas utilizados por advogados controlam o prazo de resposta das peças processuais, permitem definir a probabilidade de ganho/perda das causas, calculando o impacto financeiro para os clientes. Já as ferramentas utilizadas pelos departamentos de qualidade, controlam as não conformidades, emitem relatórios de indicadores etc..
Ou seja, cada GED/ECM nasce com um DNA específico que irá definir o segmento principal de atuação e orientará a evolução da ferramenta.
Poucos fornecedores mundiais criam uma plataforma aonde o cliente pode construir uma aplicação para cada demanda. São sistemas divididos em módulos e que geralmente são caros, tanto no licenciamento quanto para sua parametrização. Mesmo estes, exigem um planejamento e domínio dos processos de gestão documental pouco usual.
Apesar do alto investimento, este custo inicial compensa o elevado custo de manutenção de diversos sistemas e o retrabalho dos colaboradores.
Olá Erestier,
De fato um sistema que atenda a todas as demanda é um desejo de várias empresas. Mas essa solução já existe e é muito barata: EVDOC da Estado Virtual.
Confira o link da solução: http://www.estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev-doc.html
A solução é 100% via web e com ela é possível montar para cada cliente os campos e classes desejadas. Tudo 100% dinâmico.