Recentemente uma empresa apresentou uma questão interessante: é possível ter apenas um GED corporativo que atenda toda a empresa? Como é uma instituição privada de grande porte onde a velocidade é um grande diferencial de mercado, as áreas possuem autonomia para contratar seus sistemas. Com isto, a empresa possui diversos repositórios de documentos (GED/ECM).

Para evitar a duplicidade de esforço, registrando a mesma informação em distintos lugares e buscando documentos em mais de um sistema, a coordenação indagou se não seria possível adotar apenas uma ferramenta, migrando os acervos daquelas menos adaptáveis. Como se fosse uma seleção “darwiniana”.

Este pode ser o desejo de muitos usuários. Acontece que a tecnologia GED/ECM apresenta atributos comuns, tais como: controle de versão, perfil de acesso, rastreabilidade, notificação etc., porém, as funcionalidades específicas é que tornam as “aplicações especialistas”.

Por exemplo, um GED/ECM para desenhos em Autocad apresenta um conjunto de atributos para trabalhar as imagens que não é padrão deste tipo de sistema. Outros sistemas utilizados por advogados controlam o prazo de resposta das peças processuais, permitem definir a probabilidade de ganho/perda das causas, calculando o impacto financeiro para os clientes. Já as ferramentas utilizadas pelos departamentos de qualidade, controlam as não conformidades, emitem relatórios de indicadores etc..

Ou seja, cada GED/ECM nasce com um DNA específico que irá definir o segmento principal de atuação e orientará a evolução da ferramenta.

Poucos fornecedores mundiais criam uma plataforma aonde o cliente pode construir uma aplicação para cada demanda. São sistemas divididos em módulos e que geralmente são caros, tanto no licenciamento quanto para sua parametrização. Mesmo estes, exigem um planejamento e domínio dos processos de gestão documental pouco usual.

Apesar do alto investimento, este custo inicial compensa o elevado custo de manutenção de diversos sistemas e o retrabalho dos colaboradores.