Os condomínios acumulam muitos documentos sem necessidade, a principal causa é a mudança de Síndico, por precaução todos preferem manter os arquivos das gestões anteriores. Isto gera um acúmulo de caixas que acaba se tornando uma bagunça.

Estabelecer uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) para o condomínio ajuda a padronizar a classificação dos documentos, facilitando sua recuperação, e manter o documento pelo prazo estabelecido na lei, controlando o crescimento do arquivo.

É fundamental perceber que uma classificação padronizada, ao manter as caixas sempre com a mesma identificação, melhora a organização do arquivo. Além disso, esta estrutura de classificação deixa bem claro os principais processos do condomínio, tais como: inspeção predial, corpo de bombeiros, gestão da inadimplência, controle de acesso, uso de áreas comuns etc..

O acúmulo de documentos é outro desafio, uma vez que muitas leis não estabelecem o prazo legal de guarda. A equipe do Infodrops é especialista em buscar o embasamento legal para estabelecer uma data limite para o expurgo dos documentos. O segredo deste trabalho é utilizar fontes com autoridade no assunto para orientar as pesquisas. Além dos sites governamentais, nosso time busca informação em associações (no caso o Secovi), além de entidades educacionais (faculdades e institutos técnicos).

Conheça a TTD de Condomínio e mantenha o seu arquivo organizado.