A construção de um empreendimento leva em torno de 17 meses, este prazo varia conforme o tamanho da obra. Para manter a documentação organizada ao longo deste período é imprescindível disciplina e padronização. A falta destes 2 requisitos é responsável pelo acúmulo de caixas ao fim de cada obra.

A desorganização e o período de garantia da obra obrigam as construtoras a manterem este acervo por um tempo longo e indeterminado. Apesar da sensação de segurança (guardei tudo), nada garante que na eventual necessidade de um documento, será possível recuperá-lo.

Documentos Acumulados em Obra

A situação fica mais desafiante com o crescimento do arquivo digital. Grande parte da documentação técnica e legal já é produzida eletronicamente e o risco de ficar armazenada na caixa postal de algum engenheiro é enorme.

Nos tempos atuais, o aperto nas margens obriga um orçamento bem enxuto e nesta pauta o custo com a manutenção de gigantescos arquivos inativos sempre vem à baila. Mas até para expurgar documentos obsoletos e irrelevantes é necessária uma organização. Aí é que surge o dilema, pagar para jogar fora.

Ter um plano de classificação definido pode agilizar este processo, mas o trabalho humano de analisar documento a documento é enorme. Junto ao plano de classificação deve ser considerado o prazo legal de arquivo dos documentos – isto é o que denominamos tabela de temporalidade documental (TTD).

A Tabela de Temporalidade da Construção Civil elaborada pelo Infodrops, apresenta uma classificação que considera os documentos que ao fim da obra devem ser enviados para o dono do imóvel/empreendimento e aqueles que ficam com a construtora. Junto com especialista do setor, foram definidos os documentos que, mesmo após o prazo de garantia, devem ser mantidos de forma permanente. Estes são classificados como Acervo Técnico.

Porém é importante ressaltar que esta tabela foi elaborada com base na legislação da cidade de São Paulo e cada município pode ter orientação específica para tratamento da documentação legal. Esta observação é válida para Concessionários de serviços públicos e Corpo de Bombeiros que segue uma legislação estadual.

Sugerimos as seguintes dicas para que o arquivo da sua obra se mantenha em ordem:

  1. Elabore um plano de classificação e uma tabela de temporalidade padrão para as obras. Este plano de classificação deve ser utilizado inclusive para a documentação eletrônica.
  2. Tenha um arquivo centralizado no canteiro.
  3. Indique um responsável pelo arquivo. Esta pessoa será encarregada de manter o padrão da classificação.
  4. Crie uma caixa postal (por exemplo) acervo técnico para que os empreiteiros copiem nos e-mails que contenham documentação técnica.
  5. Na desmobilização da obra, assegure que o arquivista identificou as caixas de arquivo com etiquetas conforme sua classificação.

Confira as vantagens das nossas TTDS.